Personvern i Sparebanken Sør

Behandlingsansvarlig

Behandlingsansvarlig for personopplysningene vi behandler om deg i Sparebanken Sør er administrerende direktør, som har delegert det daglige ansvaret til stabsdirektør Rolf H. Søraker.

Kontaktinformasjonen til Sparebanken Sør er:

Adresse:  Rådhusgt. 7/9, 4611 Kristiansand

E-post:  personvern@sor.no  

Telefon: (+47) 38 10 92 00

Organisasjonsnummer.: 937894538

Personvernombud i Sparebanken Sør er advokat Frode Mathiesen, som kan nås på e-post personvernombud@sor.no 

Typer av personopplysninger vi behandler

Sparebanken Sør behandler eksempelvis følgende typer av personopplysninger, avhengig av hvilket produkt eller tjeneste vi tilbyr deg som kunde:

• identifikasjonsinformasjon som navn, fødselsnummer og kopi av legitimasjon
• kontaktopplysninger som telefonnummer, adresse og e-postadresse
• finansiell informasjon som kunde- og produktavtaler, transaksjonsdata og kreditthistorikk 
• opplysninger for å ivareta lovpålagte plikter som hvitvasking og rapportering til offentlige myndigheter
• særlige typer av personopplysninger som fagforeningsmedlemskap for enkelte låneprodukter

Personopplysningene innhentes fra

Deg

De personopplysningene som Sparebanken Sør registrerer, vil i hovedsak innhentes direkte fra deg som kunde, for eksempel i et søknadsskjema, ved bruk av våre betalingstjenester eller andre elektroniske løsninger, ved besøk på vår nettside, ved kameraovervåkning eller henvendelser til vårt kundesenter eller andre deler av virksomheten. For å kunne tilby deg tjenester og overholde lovkrav vil Sparebanken Sør også innhente personopplysninger fra tredjeparter.

Tredjeparter

Typer av tredjeparts informasjonskilder kan være:

• Offentlig tilgjengelige kilder og andre eksterne kilder/registre som føres av offentlige myndigheter (for eksempel Folkeregisteret og registre hos skattemyndigheter) 
• Firmaregistre 
• Kriminalitetsbekjempende myndigheter osv. 
• Sanksjonslister (som føres av internasjonale organisasjoner som EU og FN samt nasjonale organisasjoner som Office of Foreign Assets Control (OFAC)) 
• Sosiale medier 
• Agenter og distributører 
• Registre som føres av kredittopplysningsbyråer og andre kommersielle informasjonstjenester som leverer informasjon om for eksempel reelle rettighetshavere og politisk eksponerte personer.

Informasjonskapsler (cookies) på sor.no

En informasjonskapsel (cookie) er en liten tekstfil som nettstedet du besøker lagrer på datamaskinen. Informasjonskapsler blir brukt for å gi besøkende tilgang til ulike funksjoner.

Informasjonen i en informasjonskapsel kan bli brukt til å spore internettbruken din. I henhold til Lov om elektronisk kommunikasjon (ekomloven), må alle besøkende på et nettsted som benytter informasjonskapsler ha tilgang til informasjon om at nettstedet benytter informasjonskapsler. De må også ha tilgang til informasjon om årsaken til at de blir brukt. Besøkende må også godkjenne at informasjonskapsler blir benyttet. Godkjenningen gjøres gjennom innstillingene i nettleseren.

Markedsføring fra Sparebanken Sør på andre nettsteder

Du kan oppleve å se annonser fra oss på andre nettsteder på grunn av informasjonskapsler utstedt av vår leverandør, basert på innhold og sider du har besøkt på våre nettsider. Dette kaller vi remarketing. Disse informasjonskapslene inneholder kun informasjon om hvilke sider du har besøkt på nettstedet vårt, og ikke opplysninger som kan identifisere deg som kunde. Du kan velge å ikke akseptere Webtraffics informasjonskapsler ved å besøke denne siden og fjerne informasjonskapsler: http://www.webtraffic.no/optout

Hvordan unngår man cookies?  

Hvis du ønsker at cookies skal avvises, så kan du endre innstillingene i nettleseren slik at du enten blokkerer informasjonskapsler fra å bli lastet ned automatisk, eller at du får et valg om å laste ned hver enkelt informasjonskapsel. Informasjonskapsler som er blitt lastet ned tidligere kan også slettes av nettleseren.

Dersom du velger å blokkere informasjonskapsler så kan det hende at deler av vårt nettsted ikke fungerer optimalt for deg som bruker, eller at du ikke får tilgang til alle deler av vårt nettsted. For mer informasjon, se dokumentasjonen for den aktuelle nettleseren.

Lydopptak

Banken kan kun gjøre opptak til et uttrykkelig angitt formål som er opplyst og saklig begrunnet. Sparebanken Sør er lovpålagt å gjøre opptak av telefonsamtaler og oppbevare elektronisk kommunikasjon når du som kunde får råd om investeringstjenester. (Jfr. Verdipapirloven) Sparebanken Sør gjør opptak av alle samtaler du har med meglere og plasseringsrådgivere som yter disse tjenestene.

Eksempler på lydopptak i banken

• Lytte på samtaler for kvalitetssikring og opplæring av ansatte 
• Dokumentasjon av avtaleinngåelse 
• Sikkerhetshensyn ved trusler 
• Opptak i Verdipapirforetak

Lagringstid

Lydopptak skal kun brukes når du eller vi har behov for å dokumentere vår rådgivning. Opptak lagres i minst fem år og blir slettet når Sparebanken Sør ikke lenger har rettslig grunnlag for videre lagring.

Utlevering til andre

Sparebanken Sør vil i enkelte tilfeller være pålagt å utlevere informasjon til offentlig myndighet og andre som kan kreve dette i medhold av lov. 

Innsyn

Som kunde har du de samme rettighetene til innsyn i lydopptak som andre registrerte personopplysninger. Anmodning om innsyn i dokumentasjon av investeringstjenester og avspilling av lydopptak rettes på e-post personvern@sor.no eller til kundesenteret på telefon (+47) 38 10 92 00. Ved anmodning om avspilling av lydopptak må du oppgi tidspunkt for når samtalen ble gjennomført og fra hvilket telefonnummer.

Kameraovervåking

Kameraovervåking skjer i Sparebanken Sørs kontorer, banklokaler og minibanker. Overvåkingen gjøres for å forebygge og avdekke straffbare handlinger.  Området som er overvåket skal varsles med eget skilt i tilknytning/nærheten av kamera.

Behandlingens formål / hvorfor behandler vi personopplysninger om deg

Formålet med bankens behandling av personopplysninger er i første rekke kundeadministrasjon, finansiell rådgivning, fakturering og gjennomføring av bank- og finansieringstjenester i tråd med de avtalene vi har inngått med deg. Banken vil for øvrig behandle personopplysninger i den grad lovgivningen pålegger eller gir banken adgang til slik behandling, eller kunden har samtykket til slik behandling. Eller dersom behandlingen er nødvendig for å oppfylle en berettiget interesse for virksomheten. 

Utover dette behandles personopplysninger til følgende formål:

• Kundeadministrasjon, fakturering og gjennomføring av bank- og finansieringstjenester
• Markedsføring 
• Risikoklassifisering av kunder og kredittporteføljer 
• Forebygging og avdekking av straffbare forhold 
• Sikkerhet 
• Utvikling av nye og eksisterende tjenester 
• Deling av kundeopplysninger mellom foretak i samarbeidende gruppe 
• Dokumentere meldinger om tap av betalingsinstrument 
• Oppfyllelse av bransjespesifikk regulering

Utlevering av personopplysninger

Personopplysninger om deg vil bli utlevert til offentlige myndigheter, herunder Finanstilsynet, skattemyndigheter og politiet, samt andre utenforstående når dette følger av lovbestemt opplysningsplikt eller opplysningsrett. Dersom lovgivningen tillater det og bankens taushetsplikt ikke er til hinder, vil personopplysninger også kunne bli utlevert til andre banker og finansforetak samt samarbeidspartnere for bruk innenfor de formål som er angitt for behandlingen. Utlevering vil også kunne skje til andre parter som er involvert i en betalingstransaksjon så langt dette er nødvendig for å gjennomføre transaksjonen på en sikker måte.

Overføring av personopplysninger til bankens databehandlere anses ikke som utlevering. Sparebanken Sør vil også utlevere personopplysninger til annet foretak i konsernet eller samarbeidende gruppe, så fremt utlevering er nødvendig for å tilfredsstille styrings-, kontroll- eller rapporteringskrav fastsatt i eller i medhold av lov.

Overføring av personopplysninger til utlandet

Ved utføring av betalingsoppdrag til eller fra utlandet vil tilhørende personopplysninger bli utlevert utenlandsk bank og/eller dennes medhjelper. Banken kan utlevere personopplysninger til land utenfor EU/EØS-området dersom dette er avtaleregulert mellom banken og selskap som ivaretar bankens interesser (Databehandler).

Bruk av databehandlere

Banken bruker databehandlere til å samle inn, lagre eller på annen måte behandle personopplysninger på våre vegne. I slike tilfeller vil banken inngå avtaler med databehandler for å sikre at behandlingen av opplysningene er i samsvar med personvernregelverket og bankens krav til behandling av personopplysninger. Bruken av databehandlere er ikke å regne som en utlevering av personopplysninger. Her bør det tydeliggjøres hvor oppdatert informasjon om selskapets databehandlere kan finnes, for eksempel kan dette tilgjengeliggjøres på virksomhetens nettsider eller den registrerte kan få informasjon om dette ved å ta kontakt med virksomheten eller personvernombudet.

Lagringstid

Banken vil slette eller anonymisere personopplysninger om deg når Sparebanken Sør ikke lenger har et gyldig formål og behandlingsgrunnlag for å behandle opplysningene.

Dette betyr for eksempel at personopplysninger som vi behandler på grunnlag av ditt samtykke slettes, hvis du trekker ditt samtykke og vi ikke har andre lovlige grunner til å oppbevare opplysningene

Personopplysninger vi behandler for å oppfylle en avtale med deg slettes når avtalen er oppsagt og alle plikter som følger av avtaleforholdet er oppfylt, med mindre vi da har andre lovlige grunner til å oppbevare opplysningene.

Dersom vi behandler personopplysninger for å oppfylle en rettslig forpliktelse, eksempelvis lagringsplikten i bokføringsregelverket eller dokumentasjonsplikten i henhold til hvitvaskingsregelverket, så skal opplysningene slettes når forpliktelsen er oppfylt. Dette med mindre vi har andre lovlige grunner til å oppbevare opplysningene.

Personopplysninger som behandles for å ivareta en berettiget interesse for virksomheten skal slettes når det ikke lenger er mulig å dokumentere en berettiget interesse som må veie tyngre enn hensynet til den registrerte. Dette kan for eksempel være fordi behovet for opplysningene ikke lenger er like sterkt, eller fordi opplysningene etter en tid blir utdaterte.

Dine rettigheter når vi behandler personopplysninger

Du kan ved henvendelse til banken kreve innsyn i registrerte personopplysninger, beskrivelse av hvilke typer opplysninger som behandles og nærmere informasjon om bankens behandling av opplysningene.

Innsynsretten omfatter også antall elektroniske oppslag samt tidspunktet for oppslaget som ansatte i banken eller hos bankens databehandler har foretatt i kontoer eller øvrige kundeengasjement. Innsynsretten i elektroniske oppslag er begrenset til et tidsrom på inntil tre måneder etter oppslaget. Ved enkeltkunders særlige behov kan banken begrense antall ansatte i banken som skal ha tilgang til, og innsyn i, kundens personopplysninger.

Opplysningene skal gis skriftlig, og elektronisk dersom forespørselen er elektronisk. I visse tilfeller kan det stilles opp unntak fra retten til innsyn, dette er typisk der vi er lovpålagt taushetsplikt eller hvor det er påkrevd å hemmeligholde informasjonen av hensyn til forebygging, etterforskning, avsløring og rettslig forfølgning av straffbare handlinger eller dersom opplysninger kun finnes i dokumenter utarbeidet for den interne saksforberedelse og unntak fra innsynsretten er nødvendig for å sikre en forsvarlig saksbehandling.

Videre har du rett til å få korrigert opplysninger, eksempelvis dersom vi har registrert feilaktige eller ufullstendige opplysninger om deg.

Du har også rett til å be om at opplysningene dine slettes, der hvor opplysningene ikke lenger er nødvendige for formålet de ble samlet inn for eller hvor samtykke til behandlingen trekkes tilbake. Dette innebærer ikke plikt til å slette opplysningene dersom det fortsatt er behov for å behandle opplysningen for formålet. Tilsvarende gjelder dersom [virksomheten] fortsatt har behov for opplysningene for å oppfylle en rettslig forpliktelse eller for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav.

Dersom du mener at opplysningene som behandles om deg ikke er riktige eller at behandlingen er ulovlig uten at du ønsker at opplysningene skal slettes, eller du har behov for opplysningene for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav uten at behøver opplysningene eller du har gjort innsigelser mot behandlingen av opplysningene, kan du også kreve at behandlingen av opplysningene begrenses. 

I de tilfeller hvor en behandling av dine personopplysninger er basert på vår berettigede interesse eller opplysningene benyttes for direkte markedsføring og profilering i forbindelse med slik markedsføring, har du rett til å gjøre innsigelser mot behandlingen.

Til slutt har du, i visse tilfeller, krav på dataportabilitet. Det innebærer at du har krav på å få personopplysninger du har avgitt til oss utlevert i et enkelt, maskinlesbart format. Kravet gjelder hvor behandlingen er basert på samtykke eller avtale og hvor behandlingen av opplysningene er automatisert. Du kan også få disse opplysningene overført direkte til en annen behandlingsansvarlig der hvor dette er teknisk mulig

For å benytte deg av dine rettigheter må du sende en forespørsel til personvern@sor.no, alternativt ringe kundesenteret på (+47) 38 01 92 00. Vi vil svare på din henvendelse til oss så fort som mulig, og senest innen 30 dager.

For å kunne besvare din henvendelse ber vi deg om å bekrefte identiteten din eller å oppgi ytterligere informasjon før vi kan besvare din henvendelse. Dette gjør vi for å være sikre på at vi kun gir tilgang til dine personopplysninger til deg og ikke til andre som utgir seg for å være deg.

Sikkerhet ved behandlingen

Sparebanken Sør har gjennom egnede tekniske, organisatoriske og administrative sikkerhetstiltak beskyttet informasjonen om den registrerte mot tap, misbruk og utilsiktet tilgang.

Bruk av automatiserte avgjørelser

Dersom det benyttes automatiserte avgjørelser må det informeres om dette, herunder relevant informasjon om den underliggende logikken samt om betydningen og de forventede konsekvensene av en slik behandling for den registrerte.

Klager på vår behandling av personopplysninger

Hvis du har spørsmål om vår behandling av personopplysninger eller ønsker å klage på denne, kan du ta kontakt med oss via vår hjemmeside (send inn klage her).

Eventuelle klager på Sparebanken Sørs behandling av personopplysninger om deg, kan også rettes til Datatilsynet. Du finner informasjon om dette på www.datatilsynet.no.

Endringer

Hvis det skulle skje endring av våre tjenester eller endringer i regelverket om behandling av personopplysninger, kan det medføre forandring i informasjonen du er gitt her må oppdateres eller endres. Oppdatert informasjon vil alltid finnes lett tilgjengelig på vår nettside.