Sparebanken Sørs prinsipper for eierstyring og selskapsledelse omfatter de mål som banken styres og kontrolleres etter, for å sikre innskyternes og andre gruppers interesser i banken. Hensikten er å klargjøre rollefordelingen mellom bankens styrende organer og daglig ledelse utover det som følger av lovgivningen. Prinsippene bygger på Norsk Anbefaling for Eierstyring av 4. desember 2007 og reglene for god eierstyring og selskapsledelse gitt av Commitee of European Banking Supervisors (CEBS).
Virksomhetsstyringen i Sparebanken Sør skal sikre et godt samspill mellom bankens ulike interessenter som långivere, kunder, ansatte, styringsorganer, ledelse og samfunnet for øvrig. Prinsippene for god eierstyring og selskapsledelse beskriver således hvordan banken blir styrt og kontrollert for å skape verdier for banken og dens interessenter.
Prinsippene for eierstyring og selskapsledelse er konkretisert i ulike styringsdokumenter for Sparebanken Sørs virksomhet. Dette omfatter blant annet bankens vedtekter, strategier, styreinstruks, rammeverk for styring og kontroll, etiske retningslinjer og rutiner for egenhandel.
Les bankens prinsipper for eierstyring og selskapsledelse her
FORMÅL
Sparebanken Sørs prinsipper for eierstyring og selskapsledelse omfatter de mål som banken styres og kontrolleres etter, for å sikre innskyternes og andre gruppers interesser i banken. Hensikten er å klargjøre rollefordelingen mellom bankens styrende organer og daglig ledelse utover det som følger av lovgivningen. Prinsippene bygger på Norsk Anbefaling for Eierstyring av 4. desember 2007 og reglene for god eierstyring og selskapsledelse gitt av Commitee of European Banking Supervisors (CEBS).
Virksomhetsstyringen i Sparebanken Sør skal sikre et godt samspill mellom bankens ulike interessenter som långivere, kunder, ansatte, styringsorganer, ledelse og samfunnet for øvrig. Prinsippene for god eierstyring og selskapsledelse beskriver således hvordan banken blir styrt og kontrollert for å skape verdier for banken og dens interessenter.
Prinsippene for eierstyring og selskapsledelse er konkretisert i ulike styringsdokumenter for Sparebanken Sørs virksomhet. Dette omfatter blant annet bankens vedtekter, strategier, styreinstruks, rammeverk for styring og kontroll, etiske retningslinjer og rutiner for egenhandel.
VERDISKAPING
Sparebanken Sørs formålsparagraf følger av bankens vedtekter. Bankens formål er å levere finansielle tjenester til publikum, næringsliv og offentlig sektor i Vest Agder, Aust Agder og Telemark. Virksomheten skal drives med tilfredsstillende lønnsomhet og forsvarlig risiko.
Banken er en selveiende institusjon. Banken har ikke emittert grunnfondsbevis eller annen ekstern eierkapital og er derfor uten eksterne eiere.
Et viktig verktøy knyttet til bankens samfunnsansvar er gaveinstituttet. Banken tilstreber å gi andeler av overskuddet tilbake til samfunnet gjennom gaver til allmennyttig virksomhet, og ønsker å gjøre avsetninger innenfor lovens ramme så sant driftsresultatet og en forsvarlig balanse tillater det.
Sparebanken Sør foretar en årlig vurdering av bankens strategiske forretningsgrunnlag, herunder visjon, mål og strategier. Bankens forretningsstrategi danner basis for konkretisering av ambisjonsnivå i bankens samlede virksomhet, og danner således grunnlag for bankens markedsaktiviteter for å realisere målsettingene om økonomisk avkastning, vekst og utvikling. Bankens ansatte involveres i arbeidet. Informasjon om bankens strategiske grunnlag offentliggjøres på bankens hjemmesider og i årsrapport.
STYRENDE ORGANER
Forstanderskapet er bankens øverste organ og skal se til at banken virker etter sitt formål i samsvar med lov, vedtekter og egne vedtak. Forstanderskapet består av 28 medlemmer som velges av innskyterne (totalt 16 representanter), fylkeskommunene Vest-Agder, Aust-Agder og Telemark (totalt 5 representanter) og bankens ansatte (totalt 7 representanter).
Styret velges av forstanderskapet. Styret består av 9 medlemmer og skal velges med 3 representanter for hvert av Agder-fylkene, 1 representant for Telemark og 2 ansatte – representanter. Styreleder besørger innkalling til møtene og har ansvar for at det føres protokoll over styrets forhandlinger. Styret har det overordnede ansvar for forvaltningen av banken og for å føre tilsyn med den daglige ledelsen av virksomheten. Styret påser at banken opererer i samsvar med lov, vedtekter og forstanderskapets vedtak. Styret er ansvarlig for at de midlene Sparebanken Sør rår over forvaltes på en trygg og hensiktsmessig måte. Styret skal sørge for en hensiktsmessig organisering av virksomheten og for en god og betryggende kontroll. Fullmakter til administrerende direktør fastsettes av styret. I hensiktsmessig grad videredelegeres denne fullmakten til bankens ledere og ansatte.
Administrerende direktør ansettes av styret og det fastsetter hans ansettelsesvilkår. Han skal sørge for den daglige ledelse av banken og skal følge den instruks og de pålegg som styret gir. Daglig ledelse omfattes ikke av saker av uvanlig art eller av stor betydning for banken. Han skal sørge for at løpende bokføring er i samsvar med lov og forskrifter og at formuesforvaltningen skjer på en betryggende måte. Administrerende direktør har ikke resultatavhengig avlønning eller deltar i bankens ordinære program for overskuddsdeling. Administrerende direktør har ansatt en konsernledelse som sammen med ham utøver den operative ledelse av bankens virksomhet. Konsernledelsen i Sparebanken Sør består av 4 medlemmer, inklusiv administrerende direktør. De har ukentlige møter eller oftere, dersom forholdene tilsier det.
KONTROLLORGANER
Kontrollkomiteen velges av forstanderskapet og består av 3 medlemmer, hvorav én må være jurist. Kontrollkomiteen skal, på vegne av forstanderskapet, føre tilsyn med at bankens virksomhet utøves i samsvar med lov og forskrift og instruks gitt av forstanderskapet.
Revisjon, internkontroll og risikostyring.
Ekstern revisor velges av bankens forstanderskap. Ekstern revisor skal bekrefte at den økonomiske informasjon gitt i årsregnskapet er riktig og at regnskapet er i overensstemmelse med lover og forskrifter. Videre skal ekstern revisor se til at banken utfører formuesforvaltningen på en betryggende måte og med forsvarlig intern kontroll.
Banken har intern revisjon som ledes av intern revisjonssjef, direkte underlagt styret. Intern revisjonssjef møter på styrets møter og avgir rapporter til styret om kvaliteten på bankens internkontroll og har anledning til å komme med bemerkninger til konsernledelsens saksfremleggelse. Intern revisjonssjef avgir årlig bekreftelse overfor styret på internkontrollen og risikostyringen i banken. Styret vedtar årlig internrevisjonens handlingsplan.
VALGORGANER
Valgkomiteen velges av forstanderskapet og består av 5 medlemmer. Komiteen skal forberede valg på innskytervalgte representanter i forstanderskapet, valg av forstanderskapets leder og nestleder, styrets leder og nestleder samt øvrige styremedlemmer. Valgkomiteen skal forberede valg på kontrollkomiteens leder, nestleder og medlem samt leder, nestleder og medlemmer av valgkomiteen.
STYRING OG KONTROLL, INKL. ORGANISASJON
I henhold til lov og forskrift, samt internt vedtatte styrings-, kontroll- og rapporteringsrutiner er det klare ansvarsdelinger mellom ulike organer i banken. Sentrale organer er forstanderskap, kontrollkomité, styret, ekstern revisjon, internrevisjon og konsernledelse.
Med basis i vedtatte strategier og mål utarbeides langsiktige avkastningsmål for virksomheten. Disse er styrende for bankens konkrete mål, rammer, budsjett, etc. Der det er naturlig, settes risikojusterte mål for virksomheten. Avkastningskravet gjenspeiler at de ulike risikoer som banken pådrar seg, skal være moderate og håndterbare både på aktiva- og passivasiden i balansen og uttrykkes i en vedtatt risikoprofil. Risiko- og kapitalvurderinger er integrert i bankens styringsprosess og verdiskaping.
Styret vedtar bankens risikostrategier (kreditt, marked, likviditet, operasjonell), og det er etablert prosedyrer for identifisering av risiko. I tillegg til bankens løpende økonomirapportering er det etablert kvartalsvis risikorapportering som viser status i forhold til mål og eventuelle tiltak. Analyser og utredninger gjennomføres ved behov, og behandles i bankens ledelse og styre.
Styret har vedtatt retningslinjer for bankens kapitalvurdering. Det gjennomføres årlig en prosess knyttet til bankens risiko og kapitalbehov (ICAAP). Denne bygger på krav fastsatt av myndighetene samt bankens egne vurderinger.
Bankens internkontroll følger av instrukser, rutiner og retningslinjer for linjeorganisasjonen. Overordnet kontroll og oppfølging, herunder hendelsesrapportering og internkontroll bekreftelse, ivaretas av bankens avdeling for Risikostyring
STYRETS GODTGJØRELSE
Styret mottar en fast årlig godtgjørelse som fastsettes av forstanderskapet. Det er ikke avtalt resultatavhengig styrehonorar eller annet bonusprogram for styrets medlemmer.
GODTGJØRELSE TIL KONSERNLEDELSEN
Godtgjørelse til administrerende direktør fastsettes av styret. Administrerende direktør fastsetter godtgjørelsen til øvrige medlemmer av konsernledelsen etter fullmakt fra styret. Ingen av disse har resultatbasert avlønning utover å delta i bankens ordinære program for overskuddsdeling som omfatter og er lik for alle ansatte i banken.
Styret har etablert en pensjonsavtale for administrerende direktør som gir mulighet for fratredelse ved fylte 60 år.
MARKEDSKOMMUNIKASJON/INFORMASJON
Banken vil skape tillit i finansmarkedene gjennom å vektlegge korrekt, relevant og tidsriktig informasjon om bankens utvikling og resultater. Informasjon til markedet formidles gjennom kvartalsvise børs- og pressemeldinger, bankens hjemmeside på internett samt regnskapsrapporter.
OVERHOLDELSE AV LOVER, REGLER OG ETISKE STANDARDER
Banken er avhengig av tillit fra kunder og samfunnet for øvrig. Derfor har banken utviklet en kommunikasjonsstrategi for å underbygge bankens verdier og virksomhet. Det legges vekt på en høy etisk standard i bankens forretningsutøvelse. Sparebanken Sør har egne etiske retningslinjer og handlingsregler som gjelder for alle ansatte og tillitsmenn. Disse retningslinjene omfatter blant annet områder som habilitet, taushetsplikt, kundepleie/ representasjon, deltakelse i næringsvirksomhet og transaksjoner med nærstående.
Det er også vedtatte regler for ansatte og tillitsmenns handel med verdipapirer – herunder egenhandel og innsidehandel. Disse retningslinjene skal sikre at bankens virksomhet på alle plan skjer på en betryggende måte med hensyn til habilitet og objektivitet. Compliance innenfor delområder ivaretas av ulike fagfunksjoner i organisasjonen. Innenfor verdipapirvirksomheten er det egen complianceansvarlig. Så vel Juridisk avdeling som de øvrige funksjonene har som ansvar å rapportere mulige brudd/avvik til bankens ledelse og styre.
De ansattes taushetsplikt er en viktig bærebjelke i bankens omgang med fortrolig informasjon om privatpersoner, bedrifter og offentlig sektor.
